Es handelt sich um eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entsprechen. Es gibt bereits verschiedene Formate, etwa das ZUGFeRD-Format oder die X-Rechnung.
Hiervon zu unterscheiden sind Rechnungsdokumente, die lediglich auf elektronischem Weg versendet werden (z.B. ein PDF per E-Mail), sowie die Papierrechnung. Diese gelten künftig als „sonstige Rechnung“. Man kann sich eine E-Rechnung vorstellen wie eine Rechnung in einem gängigen elektronischen Format, die zudem weitere auswertbare Datenstrukturen im Hintergrund enthält.
Hinweis:Die Verpflichtung zur E-Rechnung betrifft grundsätzlich nur Unternehmer im Inland in ihrem Liefer- und Leistungsverkehr untereinander (Business-to-Business, B2B). Rechnungen an Privatpersonen können weiterhin in Papierform oder in einem einfachen elektronischen Format ausgestellt werden.
Die Einführung der E-Rechnung ist durch vier Meilensteine gekennzeichnet:
- Ab dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmer E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Leistungserbringer können E-Rechnungen ohne Zustimmung des Leistungsempfängers senden.
- Bis Ende 2026 dürfen zwischen Unternehmern weiterhin auch Papierrechnungen ausgetauscht werden. Auch elektronische Formate, die nicht dem E-Rechnungsformat entsprechen, dürfen noch genutzt werden, allerdings muss sich der Rechnungsempfänger mit diesem Vorgehen einverstanden erklären.
- Sogar bis Ende 2027 dürfen Unternehmen weiterhin Papierrechnungen austauschen oder elektronische Formate nutzen, die nicht dem E-Rechnungsformat entsprechen, wenn der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz (2026) von maximal 800.000 € hat.
- Ab 01.01.2028 sind die neuen Anforderungen der E-Rechnung zwingend von allen Rechnungsausstellern einzuhalten.